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| Sì, mi fido di Excel, però controllo ogni totale con la calcolatrice |
La vignetta, pubblicata qualche giorno fa sul blog di Debra Dalgleish, che seguo da anni con attenzione, calza a pennello con un aneddoto che, di tanto in tanto, racconto ai miei allievi nei corsi di Excel.
Passavo nel corridoio davanti al suo ufficio, ero stato lì per aggiungere alcune opzioni ad un software che avevo sviluppato su misura per la loro piccola rete, quando il ragioniere mi vide e mi chiamò, invitandomi a entrare.
Ci conosciamo da anni e ci diamo familiarmente del "tu"; non mi succede spesso, con un 'cliente'.
Mi fece sedere davanti alla sua scrivania e mi guardò come a sfidarmi: "Tu che usi sempre Excel e ti fidi dei suoi risultati, dovresti spiegarmi come mai con la calcolatrice ottengo dei totali diversi". Mi mostrò un paio di 'strisciate', con decine e decine di numeri rigorosamente spuntati uno per uno con il lapis. "Come vedi - e mi indicò dei totali sulle strisce di carta e dei valori simili sul foglio Excel aperto sul suo PC - Excel dà dei risultati sbagliati!"
Era incontrovertibile, tra le varie somme c'erano addirittura alcuni euro di differenza; se sapete quanto sia pignolo un ragioniere, che continua a controllare e ricontrollare le sue cifre sino a quando non tornano alla perfezione i centesimi, capirete come la situazione gli risultasse insostenibile. Come poteva presentare una stampa di un foglio Excel del Budget di quel suo ufficio di un Ente Pubblico, quando sapeva, strisciata di calcolatrice alla mano, che i dati presentati non sarebbero stati quelli corretti?
Excel ha dei 'bachi' e nel passato ne ha avuti anche di gravi, ma arrivare a sbagliare le somme, be', difficile da accettare.
Spostai la mia sedia accanto alla sua e mi feci spiegare che tipo di calcoli stesse facendo; c'erano, nelle sue colonne, una gran quantità di ripartizioni di spese per centri di costo ed i controlli cartacei che aveva effettuato riguardavano, in pratica, solo l'ultima fase dei conteggi. Su Excel il ragionamento e i calcoli, semplicissimi, non facevano una piega.
"E poi ho ricalcolato i dati con la calcolatrice, per verifica. E, come vedi, i risultati sono diversi, Excel sbaglia!"
Gli chiesi di ripetere davanti a me la sequenza dei calcoli di controllo; dopo i primi due passi sono sicuro che un sorrisetto beffardo mi increspò le labbra. Lo fermai, inutile continuare: mi era chiaro. "Stai sbagliando". Mi guardò come se lo stessi prendendo in giro o, peggio ancora, lo stessi offendendo.
Allora gli spiegai che Excel memorizza fino a trenta decimali di precisione nei suoi calcoli ma, di default, ne visualizza solo due, che sono il risultato dell'arrotondamento della cifra che ha realmente memorizzato nella cella. Se lui ripeteva i calcoli sulla calcolatrice ricopiando solo le due cifre decimali visualizzate (e non tutte quelle di pertinenza del numero), era ovvio che, somma qui, moltiplica là, alla fine sulla calcolatrice si trovava dei risultati diversi e sbagliati.
Mi guardò meravigliato, gli indicai come far comparire più cifre decimali nelle celle del suo foglio elettronico e lui si mise a fare di nuovo i conti. Lo aspettai con pazienza, in piedi dietro la sua scrivania, meravigliato dell'agilità con cui lavorava sulla calcolatrice che stampava furiosamente cifre su cifre. Al controllo del primo dato i risultati delle due "macchine" erano identici. Quasi quasi non poteva credere che Excel facesse i calcoli, non meglio, ma come la sua fedelissima macchinetta da scrivania.
Nell'andarmene non potei fare a meno di dargli una 'stoccatina': "La prossima volta che avete in mente di fare un corso di formazione su Excel, vieni anche tu, ci sono un sacco di cose che ti potrei raccontare..."
Sì, è Siena.
La poca matematica e un suggerimento di come farsi il proprio foglio Excel per la bisogna li trovate in questo vecchio post.
Una volta scaricato il programma, è opportuno salvarlo in C:\.
Un esempio di calendari 'compatibili' tra il 1987 ed il 2012.
Era proprio il Novembre di 21 anni fa quando la Microsoft faceva uscire la sua prima versione di Excel per l'ambiente Windows.
In questo modo, però, scompaiono tutte le barre degli strumenti ed anche la barra della formula, utilissima per visualizzare quanto scritto nelle celle; rimane, flottante, la barra Schermo intero con l'unico tasto Chiudi schermo intero che permette di ritornare alla visualizzazione normale.
L'immagine soprastante è la 'nube' di parole presenti in un paragrafo, dedicato alle Tabelle Pivot, di una mia dispensina su Excel Intermedio.
Mi succede, ogni tanto, di ricevere dei file di Excel in posta elettronica; qualche volta i file sono di dimensioni notevoli (da qualche megabyte a qualche decina di megabyte) ma contengono solo una o due tabelle di dimensioni minime e non ci sarebbe quindi motivo per occupare così tanto spazio.
Qualcuno mi critica: parli solo di Libri, di Chinesi, di Razzi e di Santi!
