Spostare Excel e Word

Sempre in tema di trasferimento di software da un PC ad un altro, vediamo come trasferire le personalizzazioni di Word ed Excel (2003) dopo averli installati ex novo.

Prima di tutto bisogna avere l'accortezza di rendere visibili le cartelle, ed i file, normalmente nascosti.

Per far questo, da una qualsiasi cartella selezionare Strumenti e poi Opzioni cartella....
Si apre una finestra di dialogo a schede: si seleziona Visualizzazione. Nelle impostazioni avanzate si deve attivare il bottone Visualizza cartelle e files nascosti. Poi si può chiudere la finestra.

Dopo di che:
Per trasferire le impostazioni di Word la cosa è semplice: basta copiare il file Normal.dot, che è in:
C:\Document and Settings\nomeutente\Dati Applicazioni\Microsoft\Modelli
e rimetterlo nella stessa posizione. Il file contiene il glossario, le personalizzazione delle barre e le macro generali che si sono registrate.

Per trasferire le impostazioni di Excel occorrono due passaggi:
si deve copiare, nel caso della versione 2003, il file Excel11.xlb che è in C:\Document and Settings\nomeutente\Dati Applicazioni\Microsoft\Excel
e incollarlo, nel nuovo PC, nella stessa posizione.
Va poi copiata la cartella di macro personale, tipicamente il file Personal.xls, e riportata sul nuovo PC nella stessa posizione:
C:\Document and Settings\nomeutente\Dati Applicazioni\Microsoft\Excel\XLSTART

Quel cane di un assistente

Mi ero dimenticato della noia che procura il cagnetto, assistente di Windows, che compare quando si effettua un Cerca, e che ho ritrovato a scodinzolarmi tra i piedi in questi giorni di reinstallazione del portatile.
Ho sempre trovato impiccione e inconcludenti le interfacce con le animazioni (a partire da Microsoft Bob, in Windows 3.1, progettato da quella Melinda che sarebbe diventata la signora Gates) e ho sempre disattivato i vari assistenti di Office, per i quali la versione 2007 ha decretato la fine che si meritavano.
Ma per toglier di mezzo il cane, bisogna farsi coraggio e usare le mani nude.
Cioè:

• Cliccare sul pulsante Start e poi scegliere Esegui.
• Nella finestra che si apre digitare Regedit nella casella Apri. Si apre l'editor del registro di sistema.
• In HKEY_CURRENT_USER portarsi nella seguente chiave del registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion \Explorer\CabinetState, usando il tastino (+) per espandere il dettaglio delle voci.
• Spostarsi sulla parte destra della finestra e cliccare col tasto destro del mouse in una zona vuota; selezionare la voce Nuova e poi l'opzione del sottomenu Valore Stringa.
• Dare alla stringa il nome: Use Search Asst
• Fare un doppio clic sul nome e, nella finestra che si apre, scrivere no (attenzione: minuscolo!!!) nella casella Dati valore. Confermare con Ok.
• Chiudere la finestra di Regedit.

Da adesso in poi, la ricerca ha cambiato aspetto, riportandoci alla modalità 'classica' di Windows 2000.

Nel più ci sta il meno

Nell'ultima decina di anni ho cambiato il PC portatile periodicamente. Finito il periodo di leasing, infatti, le aziende fanno un aggiornamento tecnologico e viene assegnato agli utenti un nuovo PC, più veloce e più capace.

Tutte le volte ho risolto il problema di come trasferire i miei dati dal vecchio hard disk al nuovo semplicemente creando, nel nuovo HD, una directory nella quale copiare tutte le sottodirectory del vecchio HD che mi interessavano. Abituato alla cosa, ho raffinato il processo, aggiungendo sempre nuovi documenti, nuovi fogli di calcolo, nuovi progetti a partire dallo stesso nodo della struttura; tutto questo, naturalmente, grazie all'aumentare della capacità dei dischi dei portatili, mi ha sempre consentito di fare copie 'alla cieca' senza dover prima scremare i file ignoti o vetusti. Da diversi anni porto con me documenti forse anche storici, e molti sono ormai inutili; la fatica, nel fare il passaggio, è però, come dicevo, poca.

Quest'anno l'azienda per cui lavoro ha deciso di stringere un po' la cinghia e solo alcuni potranno usufruire di un nuovo portatile; io non sarò tra questi.
Purtroppo i sessanta GByte di disco che ho adesso mi stanno stretti già almeno da un anno: oltre a tutta la storia dei miei lavori dell'ultimo decennio, ho aggiunto anche un paio di macchine virtuali (VMware e Sun Virtualbox), un po' per curiosità, un po' per avere ambienti di sviluppo non 'inquinati', un po' per usare Office 2003 e Office 2007 che, nella stessa macchina reale, avevano cominciato a far le bizze per problemi di registry e di palese incompatibilità di installazione (almeno per quanto riguarda Access, anche secondo la stessa Microsoft).
Non sapendo come rimediare alla mancanza di spazio, ho deciso di affrontare il problema dal punto di vista opposto: farò fare al mio PC una bella cura dimagrante per quanto riguarda il software installato; ripartirò ex novo da uno dei PC portatili dell'aula corsi e rifarò le installazioni. Non guadagnerò molto spazio ma, sicuramente, una installazione fatta partendo da zero mi darà dei benefici in efficienza e velocità.
Cosa reinstallare, però, oltre al classico Office? O meglio, cosa c'è attualmente installato sul mio portatile che uso veramente?
Dopo un po' di ricerche in rete, ho trovato Belarc Advisor, un software che crea un ottimo dettaglio di tutti i programmi che avviluppano un computer.

Il programma produce un documento HTML che contiene molte informazioni interessanti:

• Un profilo dell'hardware della macchina, l'elenco delle stampanti e dei volumi di rete e di altri dispositivi collegati
• I Security Hotfix di Microsoft installati o mancanti (con link a MS per la descrizione dettagliata)
• L'elenco delle licenze software installate, con tanto di Key
• L'elenco del software installato, con la possibilità di informazioni di dettaglio (come ad es. l'occupazione di spazio disco) e un collegamento alla directory di installazione per vederne cartelle e file.

Nel mio caso ci sono 248 elementi nella lista.
Dall'esame del rapporto deciderò cosa reinstallare e cosa lasciarmi dietro.

Scorciatoie di tastiera

Ogni tanto mi accorgo che i miei allievi ignorano le più elementari tecniche per velocizzare l'uso di Windows.
Che sia possibile lanciare una applicazione direttamente tramite una combinazione di tasti è una caratteristica, nativa di Windows, praticamente sconosciuta.
Eppure, basta poco:

• Si crea un collegamento all'applicazione o al documento, qualunque sia, ad es. sul Desktop, ma non è importante dove risiede.
• Selezionato il file del collegamento, dopo aver cliccato col tasto destro del mouse, si sceglie Proprietà dal menù contestuale che si apre.
• Nella casella Tasti di scelta rapida si digita la lettera o il numero desiderati per la combinazione; CTRL+ALT vengono inclusi automaticamente

Da questo momento, ogni volta che si ultilizzerà la combinazione prescelta, Windows attiverà l'applicazione o lancerà il programma che permette l'utilizzo del file che sì è collegato alla scelta rapida.
Nel caso in esempio, con CTRL+ALT+X si attiverà Excel che aprirà il file STARMAP. Da quanto detto, le combinazioni possibili sono limitate e bisogna prestar attenzione al fatto che se la combinazione scelta entra in conflitto con una combinazione predefinita in un programma di Windows, quest'ultima perderà la propria funzione.
Nota: Non possono far parte della combinazione i tasti speciali ESC, INVIO, TAB, BARRA SPAZIATRICE, STAMP o CANC. Non sono utilizzabili i tasti funzione F1...F12.
No, non si tratta di una novità. Questa caratteristica esiste almeno dalla versione 98 di Windows. Io uso questo sistema per lanciare varie applicazione; ad es con CTRL+ALT+X lancio Excel, con CTRL+ALT+W invece Word, con CTRL+ALT+N mando in esecuzione Notepad, con CTRL+ALT+P invece Paint.Net...

L'icona della chiavetta USB

Quando mi capita di usare una chiavetta USB per fare delle copie dei dati, c'è sempre qualcuno che si meraviglia che la mia pennina, in Risorse di Computer, si presenti non con la classica icona del dispositivo, ma con un qualche disegnino fantasioso.Uso, per le mie chiavette USB, delle icone con il logo del mio cognome o con un mio rassomigliante mezzobusto, alla Peter Norton; con un Labirinto o anche una vecchissima icona, Illusion, che ha una sua storia. Illusion è un 'quadrato impossibile', uno di quegli oggetti, cioè, che non può avere una sua realtà fisica tridimensionale. E' figlio del triangolo di Penrose, dal nome del matematico e fisico inglese che lo ideò, ventenne, se non ricordo male in collaborazione col padre Lionel, ed è un oggetto su cui riflettere e che ispirò i mondi irreali di Maurits Cornelis Escher.

Cubo e triangolo 'Impossibili'. Disegni di M.C. Escher.

Ma l'attenzione dell'osservatore viene catturata non dall'oggetto rappresentato dall'icona, ma dal fatto che la chiavetta abbia un'icona.

Realizzare questa piccolissima personalizzazione è facilissimo: basta avere una qualche icona nella chiavetta ed un editor di testo, tipo Blocco appunti, per capirsi.
Quindi, se in Notepad si scrivono le righe:

[autorun]

Icon=Illusion.ico
Label=THETA

e si salva il file nella radice della chiavetta col nome autorun.inf, il giochino è fatto; ad ogni inserimento la chiave USB sarà identificata dal nome che gli avete dato (o gli ha dato il costruttore, se omettete il rigo con Label) e dall'icona prescelta.

Per creare un'icona da una immagine qualsiasi basta usare un qualche programmino gratuito, ad esempio IrfanView: si possono trasformare file di immagini in file di estensione ico.

Salvare automaticamente i file di Word e di Excel

Navigo, da qualche anno, il sito Contexture di Debra Dalgleish; ci sono esempi ben fatti e spiegazioni chiare su molti argomenti che riguardano l'uso di Excel. Da qualche mese frequento anche il suo blog.
La Dalgleish ha pubblicato, per la APress, anche alcuni libri sulle Tabelle Pivot. Nel post di ieri riporta alcune righe di una macro semplice semplice per fare una copia di un file su cui si sta lavorando. Ciascuno di noi, credo e spero, usa una tecnica di salvataggio delle copie mentre il lavoro è in progresso. Io di solito riempio la cartella in cui faccio sviluppo di file numerati appendendo al nome il suffisso _nnn, dove nnn è un numero progressivo, che assegno a mano. Appena fatto il salvataggio, in un semplice file di testo, di solito LEGGIMI.TXT, riporto il nome del file salvato e qualche rigo esplicativo che mi ricordi le cose aggiunte, variate o tolte rispetto al salvataggio precedente. Naturalmente faccio questo in casi di progetti che mi si trascinino per un po' di tempo, il che accade assai spesso, non per la complessità delle cose che faccio, ma per la frammentazione del mio modo di lavorare.
La macro della Dalgleish, adatta sia per Excel 2003 che per Excel 2007, sfrutta una delle proprietà dell'oggetto ActiveWorkbook, cioè la SaveCopyAs che permette di fare una copia della cartella di lavoro con un nome diverso, semplicemente appendendo al nome del file di Excel un suffisso con anno, mese, giorno, ora, minuto (e secondo). Cioè il nostro file: Movimenti.xls diventa, se salvato adesso, Movimenti_20081215_211020.xls. Il codice lo si può copiare direttamente dal post, facendo però la massima attenzione a cambiare le virgolette che racchiudono alcune stringhe del testo: sono inverted curled commas e vanno sostituite con il nostro carattere ", quello, cioè, che sulla tastiera italiana è al di sopra del tasto del 2.
Ma la funzionalità della macro mi interessa non tanto per i file di Excel, quanto per quelli di Word. Purtroppo, però, non esiste una SaveCopyAs per l'oggetto ActiveDocument. Una rapida ricerca mi ha fatto trovare una macro, pubblicata sul sito di VBA Express, che simula, in Word il SaveCopyAs di Excel. Mettendo insieme i due blocchi di codice, si ottiene una macro unica, che riporto di seguito, che consente di fare copie di salvataggio di documenti di Word, con la stessa regola dell'accodamento di data e ora come suffisso del nome del file. Si noti che nel codice è scritto il percorso dedicato alle copie ["C:\COPIE\"], che può essere personalizzato.  
N.B.: sia nella macro di Excel che in quella di Word occorre aver salvato una prima volta il file con un nome assegnato.


Codice per la macro di Word (si noti che è necessaria anche la Function GetSaveAsPath() ). L'ho testato solo su Word 2003.

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Sub SalvaCopia()

Dim strFile As String
Dim strName As String
Dim IExt As Long
Dim strDir As String
Dim strExt As String
Const lCancelled_c As Long = 0

strName = ActiveDocument.Name
'Qui va inserito il percorso della directory delle copie:
strDir = "C:\COPIE\"

If UCase(Right(strName, 4)) = ".DOC" Then
lExt = 4
Else
lExt = 5
End If

strFile = Left(strName, Len(strName) - lExt)
strExt = Right(strName, lExt)

' Da qui, simula il SaveCopyAs di Excel

Dim sSaveAsPath As String
sSaveAsPath = GetSaveAsPath
If VBA.LenB(sSaveAsPath) = lCancelled_c Then Exit Sub
'Salva i cambiamenti nel documento originale
ActiveDocument.Save
'La riga che segue copia il documento attivo
Application.Documents.Add ActiveDocument.FullName
'La riga che segue salva la copia nella DIR predefinita e con il nome 'progressivo'
ActiveDocument.SaveAs strDir & strFile & Format(Now, "_yyyymmdd_HhMmSs") & strExt
'La riga che segue chiude la copia lasciando attivo il documento originale
ActiveDocument.Close
End Sub

Public Function GetSaveAsPath() As String
' Per SaveCopyAs
Dim fd As Office.FileDialog
Set fd = Word.Application.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
fd.InitialFileName = ActiveDocument.Name
If fd.Show Then GetSaveAsPath = fd.SelectedItems(1)
End Function

La calcolatrice di Word

Stavo per scrivere un post su Excel, su un tema simile, quando mi è venuto in mente che forse non tutti sanno che anche usando Word si ha a disposizione una (modesta) calcolatrice.

Non sto a dir nulla sulla misconosciuta funzionalità Formula che si attiva se si è creata una Tabella e si sono inseriti dei numeri; molti utenti questa caratteristica non la conoscono, le 18 funzioni utilizzabili sono scritte in inglese, c'è la possibilità di elaborare i numeri presenti immaginando dei riferimenti stile righe e colonne di Excel e inoltre manca un ricalcolo automatico dei risultati se si cambiano i dati presenti nella tabella.


Per usare invece la 'calcolatrice' presente in Word si deve solo aggiungere una icona nella barra degli strumenti e collegarla alla funzionalità di 'calcolatrice'.

Aggiungere l'icona

• Scegliere Strumenti -> Personalizza dalla barra dei Menu
• Selezionare la linguetta della scheda Comandi
• Nella lista delle Categorie scegliere Strumenti e, sulla destra, nella lista dei Comandi, selezionare il pulsante Strumenti calcola

• Trascinare il pulsante su una delle barre di Word, in una qualsiasi posizione, e rilasciarlo
• Sempre con la la finestra Personalizza aperta, cliccare con il tasto destro del mouse sul pulsante Strumenti calcola che è stato posizionato in una barra degli strumenti e dal menu contestuale selezionare Stile Predefinito
• Cliccare di nuovo sul pulsante, sempre col tasto destro e, dopo aver selezionato Cambia Icona Pulsante, scegliere una delle icone predefinite (ad es. quella della calcolatrice....)
• Adesso chiudere la finestra Personalizza

Utilizzo della 'calcolatrice'
Usare la calcolatrice è molto semplice:

• Se si hanno dei numeri in una tabella, selezionandoli e cliccando sull'icona Formula che abbiamo appena creato, vedremo il risultato della loro somma visualizzato sulla barra di statodi Word. E' possibile riportare questo valore in una cella specificata semplicemente usando la funzionalità Incolla, perché il risultato viene memorizzato automaticamente negli Appunti.

• Se in Word si è scritta una formula un po' più complessa, basta selezionarla, cliccare sull'icona Formula ed il risultato comparirà nella barra di stato, sempre con la possibilità di incollarlo nella posizione desiderata.

La presenza di queste funzionalità di calcolo credo derivi dal fatto che la Microsoft, sin dalle prime distribuzioni dei propri software, ha pensato che un utente che voleva usare un programma di scrittura poteva aver la necessità occasionale di eseguire qualche calcolo, senza per questo essere obbligato a comprare, oltre a Word, anche Excel.
In Italia abbiamo l'abitudine di avere sui nostri PC installata la suite completa di Office della Microsoft, qualche volta anche legalmente. Nella sovrabbondanza delle funzionalità che tali programmi mettono a disposizione, se c'è bisogno di far due conti di solito apriamo Excel e poi il risultato lo riportiamo in Word.

Va da sé che per fare un calcolo si può seguire la strada più semplice: usare la Calcolatrice di Windows, presente nella cartella Accessori.
Se poi si è in rete, la casella di ricerca di Google ci può servire allo stesso scopo: dopo aver scritto la formula, premendo invio (o il pulsante Cerca), viene visualizzato il risultato.

Excel a tutto schermo

Spesso devo visualizzare un foglio di lavoro di Excel (2003) a tutto schermo; la cosa si ottiene facilmente: basta, infatti, dal menù Visualizza scegliere la voce Schermo intero.

In questo modo, però, scompaiono tutte le barre degli strumenti ed anche la barra della formula, utilissima per visualizzare quanto scritto nelle celle; rimane, flottante, la barra Schermo intero con l'unico tasto Chiudi schermo intero che permette di ritornare alla visualizzazione normale.

Se si vuole che la Barra della formula sia visibile quando siamo 'A tutto schermo", mentre si è in visualizzazione a schermo intero si deve:

• Dal menù Strumenti selezionare Opzioni.

• Nella finestra che si apre attivare la scheda Visualizza.

• Mettere il segno di spunta alla voce Barra della formula.

Confermando con OK, tutte le volte che si passa dalla visualizzazione normale a quella a tutto schermo, in quest'ultima modalità verrà sempre visualizzata la barra della formula.

Se si vogliono visualizzare altre barre degli strumenti, ad esempio quelle che abbiamo creato personalizzandole con icone di nostro uso frequente, si procede semplicemente così, sempre partendo dalla modalità di visualizzazione a tutto schermo:

• Dal menù Visualizza si sceglie la voce Barre degli strumenti. Excel visualizzerà il sotto menù con l'elenco delle barre disponibili.

• Si seleziona la Barra che si vorrà visualizzare in modalità A tutto schermo.

• Si ripete il passaggio precedente per tutte le barre che si vogliono selezionare.

Terminate le selezioni, le barre prescelte saranno sempre visibili una volta che si passi dalla 'Visualizzazione Normale' a quella 'A tutto schermo'.

File di Excel troppo grandi

Mi succede, ogni tanto, di ricevere dei file di Excel in posta elettronica; qualche volta i file sono di dimensioni notevoli (da qualche megabyte a qualche decina di megabyte) ma contengono solo una o due tabelle di dimensioni minime e non ci sarebbe quindi motivo per occupare così tanto spazio.
Mi ero accorto della 'stranezza' anche su alcuni miei file già dalla versione 97, e non ricordo di averne trovato una spiegazione certa, credo però che il problema possa aver a che fare con la formattazione di tutto un foglio di lavoro: per qualche motivo si crea del 'garbage', come dicono gli anglofoni, e questa 'spazzatura' va buttata via.

Mi ha sottoposto lo stesso problema ieri un mio allievo, durante un corso su Excel 2003. La soluzione che consiglio è drastica:

• si fa una copia del file originale (non ci vogliamo mica fidare, vero?)
• ci si pone sul primo rigo vuoto del foglio di lavoro al di sotto dell'area occupata dai dati (per spostarsi sull'ultima cella utilizzata nel foglio basta premere CTRL + FINE)
• si seleziona, cliccando sopra il numero di linea, l'intero rigo
• si selezionano tutte le righe vuote sottostanti con la combinazione di tasti CTRL+ MAIUSC+FRECCIA GIU'
• si eliminano le righe (clic con il tasto destro del mouse e poi selezione Elimina dal menu contestuale)

Poi si fa la stessa operazione per le colonne:

• ci si riporta in A1 (CTRL + HOME)
• ci si pone sulla prima colonna vuota del foglio di lavoro a destra dell'area occupata dai dati(per spostarsi sull'ultima cella utilizzata nel foglio basta premere CTRL + FINE)
• si seleziona, cliccando sopra la lettera della colonna, tutta la colonna
• si selezionano tutte le colonne vuote a destra con la combinazione di tasti CTRL+ MAIUSC+FRECCIA A DESTRA
• si eliminano le colonne (clic con il tasto destro del mouse e poi selezione Elimina dal menu contestuale)

e quindi si ripete per tutti i fogli della cartella di lavoro.
La procedura va bene se c'è una tabella per foglio; se non è così, dalla 'pulizia' rimangono escluse tutte le celle vuote sparse tra le tabelle o che le tabelle non usano. In questo caso, ad esser pignoli, si può aggiungere la seguente procedura:

• dalla barra dei menu si seleziona Modifica --> Vai...
• si clicca sul tasto Speciale
• si seleziona la voce Celle Vuote e si conferma con OK
• dalla barra dei menu si seleziona Modifica --> Cancella --> Tutto

Così si perdono però tutti i formati presenti nelle celle e questo potrebbe essere un po' noioso se si dovesse ancora lavorare con la cartella.
Alla fine si salva il file che avrà subito una bella cura dimagrante.