giovedì 8 maggio 2008

File di Excel troppo grandi

Mi succede, ogni tanto, di ricevere dei file di Excel in posta elettronica; qualche volta i file sono di dimensioni notevoli (da qualche megabyte a qualche decina di megabyte) ma contengono solo una o due tabelle di dimensioni minime e non ci sarebbe quindi motivo per occupare così tanto spazio.
Mi ero accorto della 'stranezza' anche su alcuni miei file già dalla versione 97, e non ricordo di averne trovato una spiegazione certa, credo però che il problema possa aver a che fare con la formattazione di tutto un foglio di lavoro: per qualche motivo si crea del 'garbage', come dicono gli anglofoni, e questa 'spazzatura' va buttata via.

Mi ha sottoposto lo stesso problema ieri un mio allievo, durante un corso su Excel 2003. La soluzione che consiglio è drastica:
  • si fa una copia del file originale (non ci vogliamo mica fidare, vero?)
  • ci si pone sul primo rigo vuoto del foglio di lavoro al di sotto dell'area occupata dai dati (per spostarsi sull'ultima cella utilizzata nel foglio basta premere CTRL + FINE)
  • si seleziona, cliccando sopra il numero di linea, l'intero rigo
  • si selezionano tutte le righe vuote sottostanti con la combinazione di tasti CTRL+ MAIUSC+FRECCIA GIU'
  • si eliminano le righe (clic con il tasto destro del mouse e poi selezione Elimina dal menu contestuale)
Poi si fa la stessa operazione per le colonne:
  • ci si riporta in A1 (CTRL + HOME)
  • ci si pone sulla prima colonna vuota del foglio di lavoro a destra dell'area occupata dai dati(per spostarsi sull'ultima cella utilizzata nel foglio basta premere CTRL + FINE)
  • si seleziona, cliccando sopra la lettera della colonna, tutta la colonna
  • si selezionano tutte le colonne vuote a destra con la combinazione di tasti CTRL+ MAIUSC+FRECCIA A DESTRA
  • si eliminano le colonne (clic con il tasto destro del mouse e poi selezione Elimina dal menu contestuale)
e quindi si ripete per tutti i fogli della cartella di lavoro.
La procedura va bene se c'è una tabella per foglio; se non è così, dalla 'pulizia' rimangono escluse tutte le celle vuote sparse tra le tabelle o che le tabelle non usano. In questo caso, ad esser pignoli, si può aggiungere la seguente procedura:

  • dalla barra dei menu si seleziona Modifica --> Vai...
  • si clicca sul tasto Speciale
  • si seleziona la voce Celle Vuote e si conferma con OK
  • dalla barra dei menu si seleziona Modifica --> Cancella --> Tutto

Così si perdono però tutti i formati presenti nelle celle e questo potrebbe essere un po' noioso se si dovesse ancora lavorare con la cartella.
Alla fine si salva il file che avrà subito una bella cura dimagrante.

7 commenti:

  1. Grande! ho ridotto di 12 volte il file che mi faceva dannare, grazie mille!!

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  2. Prego.
    Degli oltre cinquecento lettori che hanno visto questo post sei l'unica che ha lasciato un commento: lo apprezzo particolarmente.

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  3. Grazie per la dritta un file excel 2007 di 11MB è diventato di 65kb

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  4. ahhh...fantastico da 27 mega a 65 kb. Grande!!!

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  5. Incredibile, da 37 mega a 2, grazie!

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